本記事では、「オペレーション」メニュー内の「参加者リスト」機能を利用し、当日の受付業務で使用できる参加者リストの出力方法について説明します。
参加者リストは、当日の受付用に確定済み予約のみを一覧表示する機能です。そのため、リクエスト回答前の予約（まだ確定していない予約）は表示されません。また、マーケットプレイス契約サプライヤーの商品予約は対象外となり、自社で販売している商品の予約のみが表示されます。
参加者リストの確認方法
左側のメインメニューから「オペレーション」＞「参加者リスト」を選択し、確認したい催行日を指定して検索します（検索は1日ごとの指定のみ可能です）。
さらに、必要に応じて開始時間や体験名でフィルターをかけることで、対象となる回や商品を絞り込んで確認できます。
「レポートを設定する」をクリックして、表示項目で表示させたい項目にチェックを入れて設定ができます。
- コンボ予約を自分の体験として除外する
- 追加オプションを表示する：旅行者が予約した追加オプションの表示
- 質問と回答を表示する：各商品で設定した質問と旅行者の回答
- 予約メモを表示にする：予約一覧（チャンネル別）の予約詳細画面の備考＞予約メモに入力した情報
- オペレーションメモを表示する：予約一覧（チャンネル別）の予約詳細画面の備考＞催行レポート用メモに入力した情報
- 直近の支払いに使用したクレジットカードの下4桁を表示する
- 料金タイトルを表示する：予約されている料金（Rate）のタイトル
受付ステータスについて
予約記録の右側にある受付ステータスが表示されています。
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受付ステータスは初期状態では「未確定」として表示されます。
- 当日、旅行者が受付を済ませた場合は、ステータスを「到着済み」に更新してください。
- 一方で、予約者が集合時間になっても来場されなかった場合は、ステータスを「ノーショー」に変更します。
受付ステータスは、予約そのもののステータスとは別の項目です。事業者側で当日の受付状況を管理・把握するための指標であり、ステータスを「ノーショー」に変更しても、その操作だけで予約が自動的にキャンセルされたり、返金処理が行われたりすることはありません。
参加者リストの出力方法
参加者リストは、「概要リスト」と「詳細リスト」の2種類があります。
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「概要リスト」：選択した商品・催行日・時間に紐づく予約を一覧で確認できるリストです。出力内容には、商品名、送迎の有無、代表者情報、参加人数、予約経路、支払いステータスに加え、設定済みの追加質問とその回答、予約メモ、催行レポート用メモ、さらに予約された追加オプションの情報が含まれます。
- 「詳細リスト」：特定の商品に参加するすべての参加者について、1名ずつ行を分けて詳細情報を表示するリストです。参加者ごとの氏名、連絡先、個別に取得した質問への回答など、受付時に本人確認や案内に必要となる情報を、参加者単位で確認できます。
「概要リスト」
「概要リスト」の出力形式は、PDFとスプレッドシートダウンロードの2種類から選択できます。
PDFで出力する場合は、画面右側に表示されているプリンターのアイコンをクリックすると、PDF形式で印刷用データを作成できます。
スプレッドシートで出力する場合は、画面右上の「概要リストを出力」ボタンをクリックすると、一覧データをスプレッドシート形式でダウンロードできます。
「詳細リスト」
「詳細リスト」はスプレッドシートで出力できます。催行日は参加者リストの画面にて選択した日付が適用されます。
「詳細リストを出力」をクリックして、商品と開始時間（開始時間がある場合のみ）を選択して、「出力する」をクリックします。
「詳細リスト」に含まれる情報一覧：
開始時間、予約番号、代表者氏名、代表者メールアドレス、料金カテゴリ名、同行者氏名、同行者メールアドレス、同行者個人ID番号、同行者電話番号、同行者国籍、同行者性別、同行者会社名・組織名、同行者パスポートID、同行者パスポートの有効期限、同行者住所（都道府県情報は含まれません）、同行者生年月日、同行者言語、参加者ごとの追加質問の回答
こちらより「詳細リスト」サンプルのダウンロードができます。